Belegerstellung

Die Belegerstellung reicht je nach Ausbaustufe auf der Kundenseite vom Angebot über die Kundenbestellung und den Lieferschein bis zur Rechnung, auf der Lieferantenseite von der Lieferantenbestellung über den Wareneingang bis zur Ankaufsrechnung.
Nicht komplett in den Folgebeleg übernommene Mengen bleiben im Vorbeleg erhalten und können über die Auswertung „Offene Vorbelege“ jederzeit kontrolliert werden. Die Vorbelege bleiben auch nach einer kompletten Übernahme zwecks Nachvollziehbarkeit und Dokumentation im System.

Die Rechnungen können als Bar-, Kreditkarten-, Bankomat- oder Kreditrechnungen erstellt werden, wobei die Bar-, Kreditkarten-, Bankomatrechnungen der Registrierkassenverordnung entsprechen und mit den entsprechenden Sicherheitsmerkmalen (z.B. QR-Code, Speicherung ins Datenerfassungsprotokoll, etc.) ausgestattet werden.

Im Falle eines Exportes werden die notwendigen Bemerkungen automatisch am Belegformular angeführt (z.B. „Es handelt sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung gem. Art.6 der Binnenmarktregelung.“). Natürlich können Sie selbst zusätzliche Texte festlegen, die auf den Belegen gedruckt werden.

Sie können in den Stammdaten (Adressen) der Kunden einstellen, ob die Belege in deutscher oder englischer Sprache ausgedruckt werden sollen.

Kreditbelege frei veränderbar!

Erfassung der Belege

Die Erfassung der Belege erfolgt in einer übersichtlichen Erfassungsmaske, in der alle bei den Kunden hinterlegten Daten vorgeschlagen werden. Diese Daten können für den aktuellen Beleg verändert werden und optional werden diese Änderungen auch in den Stammdaten der Kunden mitvollzogen.
Neben Artikelzeilen können auch Textzeilen im Beleg erfasst werden und es können optional auch Verpackungen (Kisten, Kartons) mengenmäßig erfasst und am Beleg angeführt werden.

Abweichende Lieferadresse

Neben der Rechnungsadresse kann auch eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse erfasst werden, die auf den Lieferscheinen als Anschrift und auf den übrigen Belegen als Lieferadresse angeführt wird. Die Umsatzauswertungen können unter anderem auch nach der Lieferadresse gefiltert oder gruppiert werden, was Ihnen eine detaillierte Umsatzanalyse ermöglicht.

Verrechnung von Gutscheinen

Da mit Gutscheinen bezahlte Rechnungen der Registrierkassenverordnung unterliegen, verwaltet MoneyMaker Invoice auch Gutscheine. Sie können die Gutscheine mit der Erlösgruppe „Gutscheine“ mit 0% verkaufen und in der Buchhaltung auf ein spezielles Verrechnungskonto buchen lassen und Sie können Gutscheine im Falle, dass damit bezahlt wird, mit der Bezahlungsart „Gutschein“ wieder einlösen und erhalten in der Buchhaltung eine Buchung auf das Verrechnungskonto. Auf dem Verrechnungskonto befindet sich als Saldo die jeweilige Summe der ausgegebenen, aber noch nicht eingelösten Gutscheine.

Da es vorkommen kann, dass nur ein Teil des Einkaufes mit einem Gutschein eingelöst wird, gibt es die Möglichkeit, die Bezahlung zu „splitten“. Sie können dabei festlegen, wie viel mit dem Gutschein und wie viel mit einer anderen Bezahlungsart bezahlt wird.

Viele nützliche Funktionen

Neben der Erfassung und dem Ausdruck der Belege bietet die MoneyMaker Invoice Belegerstellung noch viele weitere nützliche Funktionen:

• Ausdruck eines jeden Beleges als Lieferschein
• Ausdruck eines jeden Beleges als Proforma-Rechnung
• Ausdruck eines Zahlscheines
• Ausdruck eines DPD-Versandzettels
• Belege duplizieren
• Belege-Mehrfachdruck

Kein Jahresabschluss notwendig

MoneyMaker Invoice belästigt Sie nicht mit einem Jahresabschluss und Jahreswechsel. Sie können im Kontrollcenter die Anzahl der Monate einstellen, die im Belegjournal sichtbar sein soll (bis 84 Monate = 7 Jahre). Dies hat große Vorteile bei der Suche von Belegen, weil Sie nicht mehr wissen müssen, in welchem Jahr der Beleg angelegt worden ist. Die Belegnummer ist immer mit einer führende Jahreszahl (17 für 2017, 18 für 2018, usw.) versehen. Sie können deshalb im Jänner schon Belege ausstellen, auch wenn Sie im Vorjahr noch nicht alle Belege erfasst haben.

Anpassung der Formulare

Die Belege können im DIN A4- oder DIN A5– Format ausgedruckt werden.

Neben den zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten betreffend den Umfang des Beleges (z.B. Anführen des Gesamtgewichtes, des Gebindes in einer eigenen Spalte, etc.) kann eine selbst erstellte PDF-Datei auf unsere Server geladen werden, die als Hintergrund des Beleges dient. Damit können Sie den Beleg z.B. mit Ihrem Logo versehen und somit individuell gestalten.

Historie

Eine Besonderheit von MoneyMaker Invoice ist die Historisierung der Belege. Jede Arbeit an einem Beleg wird automatisch in einem Protokoll mitgeschrieben. Es lässt sich dadurch einerseits nachvollziehen, wer was an einem Beleg verändert hat, andererseits hält sich MoneyMaker Invioce dadurch an das elektronische Radierverbot und läßt Angebote, Bestellungen Lieferscheine und Kreditrechnungen bis zur Übernahme in die Buchhaltung jederzeit verändern und löschen.

Eintragungen

Das Eintragungsjournal ist eine chronologische Auflistung aller Lagerbewegungen und Kellerbuchmaßnahmen mit der Möglichkeit, neue Lagerbewegungen hinzuzufügen, zu verändern oder zu löschen.
Die Lagerbewegungen können nachträglich frei verändert und gelöscht werden. Jeweils am 10.08. des Jahres werden auf Grund der Bestandsmeldung die Lagerbewegungen vor dem 31.07. gesperrt und können danach nicht mehr verändert oder gelöscht werden (betrifft nur Artikel die im amtlichen Kellerbuch geführt werden).

Links neben dem Journal kann zwischen einem Adressen- und Artikelfilter umgeschaltet werden. Wenn Sie eine Adresse anklicken, erscheinen alle Positionen, die der Kunde gekauft hat, wird ein Artikel angeklickt, erscheinen alle Lagerbewegungen des betroffenen Artikels.

Die Eintragungsart „Lieferung ohne Umsatz“ benötigen Sie, wenn Sie Artikel mit einem anderen System verrechnet und daher dort der Umsatz bereits erfasst haben (z.B. in einer Registrierkasse eines Drittanbieters in einem Buschenschank.)

Zahlungen, Offene Posten und Mahnung

Dieses Zusatzmodul ist von Bedeutung, wenn Sie viele Kreditrechnungen erstellen oder die Zahlungsfreudigkeit Ihrer Kunden nicht die beste ist.
Jeder Kreditbeleg wird nach der Anlage als „offen“ deklariert und bleibt so lange offen, bis entweder eine Zahlung oder eine Gutschrift erfolgt ist. Die jeweils offenen Belege können als Offene-Posten-Liste ausgedruckt werden. Sie werden in der Ansicht „Mahnungen“ übersichtlich dargestellt und stehen für die weitere Verwendung in Zahlungsaufforderungen und Mahnungen zur Verfügung.
Die auf den Mahnungen enthaltenen Texte können frei angepasst werden und so wie bei den Belegen kann auch bei den Mahnungen eine PDF-Datei als Hintergrund verwendet werden.

Die Verwaltung der Zahlungseingänge ist auch dann notwendig, wenn Ihr Betrieb ein Umsatzsteuer - IST-Versteuerer ist (Umsatzsteuerpflicht oder – option und Ein- und Ausgabenrechner). Dann wird die Umsatzsteuer nämlich erst fällig, wenn der Beleg beglichen ist. MoneyMaker Wine bringt in diesem Fall die Erlöse mit dem Datum der Zahlung in die Umsatzsteuerberechnung, wobei auch Teilzahlungen richtig behandelt werden.

Import von Zahlungseingängen

Neben der manuellen Erfassung der Zahlungseingänge gibt es die Möglichkeit, eine Datendatei Ihrer Bank zu importieren und damit die Zahlungseingänge automatisch herstellen zu lassen.
Der Import ist von allen namhaften österreichischen Banken möglich.
MoneyMaker Invoice sucht beim Import im Buchungstext nach einer Rechnungsnummer und wenn diese Rechnungsnummer ein offener Posten ist, wird er beglichen. Bei den übrigen Buchungszeilen ist eine manuelle Zuordnung zu einem offenen Posten möglich.
Die Zeitersparnis durch den Import der Zahlungseingänge ist enorm, weil – bei guter Erziehung der Kunden – mehr als 90% der Zahlungseingänge ohne manuellen Eingriff gebildet werden.

Die Buchungszeilen werden auch nach der Anlage der Zahlungseingänge im MoneyMaker Invoice gespeichert und werden über die Webservice-Schnittstelle gemeinsam mit den Zahlungen in die MoneyMaker Buchhaltung übergeben.